Створення та налаштування Договору з постачальником

Що таке «Договір» у системі BIMP?

Договір — в розрізі програми, це інструмент для визначення умов взаємодії з контрагентом.

Важливо розуміти: це НЕ ДОКУМЕНТ, А ПОНЯТТЯ! Це набір цифрових правил (валюта закупівлі, курс перерахунку, умови оплати), які система автоматично застосовує при створенні замовлень постачальнику та приходуванні товару.

Структура підпорядкування: В нашому сервісі існує чітка прив’язка: Проєкт → Договір. На основі одного Проєкту ви можете створити різні договори (наприклад, окремо для імпорту в Євро, окремо для закупівель по Україні).

Чому це важливо для бізнесу

Налаштування договору з постачальником вирішує такі задачі:

• Точний облік собівартості: якщо постачальник виставляє рахунок у валюті, а ви платите в гривні, система автоматично перерахує вартість товару.

• Економія часу: при замовленні товару менеджер із закупівель підтягується автоматично.

• Планування оплат: фіксація днів відтермінування дозволяє розуміти граничні терміни розрахунків за отриманий товар.

Практичні кейси: Оберіть свій сценарій налаштування

Залежно від того, де знаходиться ваш постачальник і в якій валюті зафіксовано ціни, налаштування договору будуть відрізнятися. Розглянемо три найпоширеніші ситуації.

Сценарій 1. Закупівля у національного постачальника з прив'язкою до курсу валют

Ситуація: Ви купуєте товар в Україні (наприклад, імпортну техніку або тканини у дистриб'ютора). Постачальник виставляє рахунок у гривні, але його прайс-лист зафіксовано в доларах США (USD). Умови постачальника: оплата по курсу Міжбанку на день оплати + 1%.

• Налаштування в BIMP:

  • Валюта: USD (долар).

  • Курс розрахунку: Обираємо тип "Міжбанк".

  • %: Вказуємо "1".

• Як це працює: Система візьме ціну товару в доларах (наприклад, $100), подивиться поточний курс Міжбанку (наприклад, 40 грн), додасть 1% і в документі закупівлі автоматично проставить ціну в гривні: 4040 грн.

• Результат: Ви бачите реальну вартість закупівлі в національній валюті без ручних перерахунків.

Сценарій 2. Закупівля у національного постачальника в національній валюті (Гривня)

Ситуація: Ви купуєте упаковку, канцелярські товари або сировину українського виробництва. Ціни фіксовані в гривні і не залежать від курсу валют.

• Налаштування в BIMP:

  • Валюта: UAH (гривня).

  • Курс розрахунку: Поле залишається стандартним (або не заповнюється/неактивне, оскільки курс 1:1).

  • %: Поле залишаємо пустим.

• Як це працює: Ціна в прайс-листі дорівнює ціні в накладній. Ніяких перерахунків не відбувається.

• Результат: Повна відповідність первинним документам (рахункам, накладним).

Сценарій 3. Імпорт товару від іноземного постачальника

Ситуація: Ви робите пряму закупівлю товару за кордоном (наприклад, Китай або Європа). Контракт, інвойс та SWIFT-платіж здійснюються в іноземній валюті (EUR).

• Налаштування в BIMP:

  • Валюта: EUR (Євро).

  • Курс розрахунку: Зазвичай обирається "НБУ" (для коректного бухгалтерського оприбуткування товару на баланс).

  • %: Зазвичай "0" (якщо ви не закладаєте додаткові витрати в курс).

• Як це працює: В замовленні та взаєморозрахунках борг фіксується у валюті (EUR). Однак для складського обліку та фінансових звітів система перераховує вартість товару в гривню по курсу НБУ на дату оприбуткування.

• Результат: Ви маєте валютний борг перед постачальником, але товар на складі оцінюється в національній валюті згідно зі стандартами обліку.

Крок 1. Створення нового Договору

Щоб додати умови роботи з постачальником:

1. Відкрийте розділ Контрагенти та знайдіть картку потрібного постачальника.

2. Перейдіть на вкладку Проєкт.

3. Натисніть кнопку "Створити договір" (синя кнопка з плюсом).

Крок 2. Назва та ідентифікація

Заповніть поле Назва договору. Це внутрішня назва для системи.

Крок 3. Призначення відповідального

Оберіть Основного менеджера (співробітника, який відповідає за закупівлі у цього контрагента).

Також заповніть поле Найменування для друку — наприклад, номер офіційного контракту, який фігурує в паперових документах.

Крок 4. Тип договору

Налаштуйте параметри взаємодії:

• Контрагент: Перевірте назву постачальника.

• Тип взаємодії: Обов'язково оберіть З постачальником.

• Тип договору: Встановіть «Основний» або «Неосновний».

Крок 5. Валюта та Курс розрахунку

На цьому етапі ви визначаєте, в якій валюті ведеться борг (взаєморозрахунки) і як він співвідноситься з прайсом постачальника.

Валюта: Оберіть валюту взаєморозрахунків. Це та валюта, в якій ви фактично будете платити постачальнику або фіксувати борг на балансі (наприклад, UAH, якщо платите гривнею, навіть за імпортний товар).

Курс розрахунку: Цей блок заповнюється, коли валюта Прайс-листа відрізняється від валюти Договору.

• Якщо прайс у валюті (USD), а договір у гривні (UAH) — ви налаштовуєте правило перерахунку.
• Оберіть тип курсу (НБУ, Міжбанк) та вкажіть % (відсоток націнки до курсу), якщо постачальник його використовує.

Крок 6. Умови оплати

• Організація: Оберіть вашу юр. особу, на яку буде приходити товар.

• Кількість днів відтермінування (у днях): Вкажіть кількість днів, яку постачальник дає вам на оплату після отримання товару.

Крок 7. Завершення

Натисніть кнопку "Зберегти". Договір готовий до використання в документах закупівлі.

Підсумок

Ви створили договір з постачальником. Тепер система автоматично конвертуватиме валютні ціни закупівлі у гривню згідно з вашими правилами та підставлятиме відповідального менеджера в накладні.

Читайте також:

1. Як створити «Замовлення постачальнику закупівля товара у національного виробника»
2. Як створити «Замовлення постачальнику закупівля товару у імпортера»
3. Як створити «Закупівля послуг (оренда, комунальні) та витрати періоду»
4. Як створити Закупівлю послуг на собівартість (Накопичені витрати)
5. Додавання постачальника
6. Створення Замовлення постачальнику: Закупівля послуг (оренда, комунальні) та витрати періоду