Додавання постачальника

Способи створення постачальника та внесення основної інформації про нього в систему обліку

Написано Bimp

Оновлено 3 тижні тому

Постачальник — це тип контрагента, якому ми надсилаємо замовлення на товари чи послуги. Якщо компанія не лише продає, а й закуповує товари, послуги або матеріали, такого контрагента обов’язково потрібно додати в системі як постачальника.

Крок 1. Створення картки "Постачальника"

🔹У модулі "Контрагенти" натисніть "Створити".

🔹Перейдіть у модуль "Довідники" до вкладки"Контрагенти та фіз.особи" й натисніть "Створити".

Один і той самий контрагент може виступати і як Покупець, і як Постачальник, і як Фізична особа — для цього в його картці можна встановити відповідні позначки в полі "Тип". Але якщо не встановити позначку "Постачальник", Ви не зможете вибрати цього контрагента під час створення "Замовлення постачальнику"

Крок 2. Заповнення картки постачальника

🔹Відкриється форма заповнення даних контрагента:

🔹Вкажіть найменування постачальника та, за бажанням, додайте зображення або логотип компанії (розмір файлу — до 10 МБ, роздільна здатність — не більше 1200 пікселів).

🔹За потреби додайте коментар у відповідне поле (до 1000 символів).

🔹 У полі "Найменування для друку" вкажіть повну юридичну назву постачальника.

🔹 Виберіть автора та відповідального менеджера, який працюватиме з цим постачальником.

🔹 Якщо постачальник підпорядковується іншій компанії — зазначте головного контрагента.

🔹 Внесіть дані про директора/власника компанії.

🔹 Додайте контактну інформацію: email та основний номер телефону.

🔹 У полі "Джерело залучення" вкажіть звідки дізналися про постачальника (наприклад: Facebook, Instagram, сайт тощо).

🔹 Оберіть тип контрагента "Постачальник".

Контрагент може мати один або кілька типів одночасно. Наприклад, тип "Фізична особа" можна використати для позначення співробітника.

🔹Зазначте країну реєстрації та регіон.

🔹Вкажіть ІПН та ЄДРПОУ.

Кнопка "Завантажити дані про компанію за кодом ЄДРПОУ" автоматично підтягує основну інформацію про компанію (найменування, юридичну адресу, статус тощо) з відкритих державних реєстрів на основі введеного коду ЄДРПОУ.

Крок 3. Заповнення фінансових даних

🔹 У полі "Рахунки" внесіть всі розрахункові рахунки постачальника — це спростить створення документів та проведення оплат.

🔹 Далі, в блоці "Контактні особи", заповніть ім’я, посаду та номер телефону відповідальної особи.

🔹 Юридичну та фактичну адресу компанії додайте в полі "Адреса" — це стане в пригоді для формування договорів та актів.

🔹Інші важливі деталі, які не були враховані в основні поля можна зафіксувати у розділі "Додаткові характеристики" .

Крок 4. Збереження картки контрагента

🔹 Після внесення всіх необхідних даних натисніть кнопку "Зберегти" у верхньому правому куті сторінки.

🔹Після збереження нова картка постачальника з’явиться у списку контрагентів в модулях "Довідники" та "Контрагенти" і буде доступна для використання у документах закупівель.

Після створення Постачальника до його картки можна додати договори — саме на їх основі формуватимуться замовлення, рахунки та інші документи.

Крок 5. Створення договору з постачальником

🔹Натисніть на кнопку "Створити договір" в правому нижньому кутку картки постачальника.

🔹Заповніть форму, що відкриється.

За замовчуванням кожен новий договір позначається як "Неосновний". Ви можете залишити це значення або змінити на "Основний" — тоді саме цей договір автоматично буде підставлятися в документи при виборі відповідного постачальника.

Крок 6. Імпорт контрагента з Excel

Якщо у Вас є готовий список контрагентів у вигляді таблиці, Bimp дозволяє швидко імпортувати їх.

🔹У модулі "Довідники" перейдіть до вкладки "Контрагенти та фіз. особи" та натисніть "Імпорт".

🔹Виберіть підготовлений файл Exсеl з локального пристрою.

Шаблони Bimp для імпорту можна знайти тут. Кожен шаблон містить приклади заповнення номенклатур аби уникнути помилок.

🔹Перевірте правильність заповнених даних перед підтвердженням. Натисніть "Імпорт" й система автоматично створить записи.

Готово!
Тепер Ви знаєте, як правильно створити картку постачальника в кілька простих кроків. Забезпечте порядок у базі контрагентів, уникнувши плутанини при закупівлях і автоматизувавши роботу з договорами.

Наступний етап:

Якщо у вас з’являться запитання чи потрібно внести зміни – повідомте нам!

Читайте також:

Чи була наша стаття корисною?