Створення замовлення постачальнику

Як оформити документ на закупівлю товарів чи послуг

Написано Bimp

Оновлено 1 тиждень тому

"Замовлення постачальнику" — це документ , який використовується для оформлення заявки на закупівлю товарів або послуг.

Коли Ви плануєте придбати продукцію, сировину чи послуги, цей документ дозволить зафіксувати всі ключові умови: що саме потрібно, скільки, за якою ціною та до якої дати має бути доставлено.

Крок 1. Створення документа "Замовлення постачальнику"

🔹У модулі "Закупки", перейдіть до вкладки "Замовлення постачальникам" та натисніть "Створити".

🔹Наведіть курсор на потрібне "Замовлення покупця" та з контектного меню виберіть кнопку "Замовлення постачальнику".

🔹Відкрийте документ "Замовлення покупця", далі у верхньому лівому куті натисніть кнопку "Створити на підставі" та оберіть зі списку "Замовлення постачальнику".

🔹 Відкриється форма заповнення документа.

Крок 2. Заповнення форми "Замовлення постачальнику"

🔹Номер документа система автоматичного призначить після збереження, але Ви можете вказати вручну.

🔹Поточна дата створення встановлюється автоматично, але її можна відредагувати.

🔹Система автоматично підтягне постачальника з картки, в якій проводиться документ.

Якщо потрібного постачальника немає в списку, введіть його назву та натисніть кнопку "Створити" у випадаючому списку — новий контрагент одразу буде доданий до переліку.

🔹Виберіть з випадаючого списку договір, на основі якого буде створено замовлення.

Якщо Ви створюєте "Замовлення постачальнику" на основі "Замовлення покупця", система автоматично підставить той самий договір, який був обраний у "Замовленні покупця".

🔹Вкажіть склад, з якого відбуватиметься відвантаження товару, та прайс-лист, за яким визначатиметься ціна.

🔹Встановіть кількість днів резерву або зарезервуйте безстроково, вказавши 0.

🔹Зазначте , яку продукцію закуповуєте – звичайний товар або основний засіб.

🔹Оберіть автора документа та відповідального менеджера, який працює із замовленням.

🔹Зі списку оберіть документ "Замовлення покупцю", який буде підв’язаний до даного замовлення постачальнику.

🔹Дата відвантаження має відповідати даті надходження придбаної продукції на ваші склади.

🔹Оберіть організацію зі списку, яка бере участь у взаєморозрахунках з постачальником.

Крок 3. Налаштування параметрів оплати

🔹Оберіть тип взаєморозрахунку: "Безготівковий" або "Готівка".

Обраний тип розрахунку не обмежує Вас у способі оплати — Ви можете фактично оплатити частину готівкою, а частину безготівково, незалежно від вказаного типу.

🔹У полі "Відтермінування" зазначте, яким чином буде здійснюватися оплата за послугу. Якщо передбачена відстрочка платежу, натискання кнопок "Часткова" або "Повна" додасть до документа додаткові рядки для вказання умов оплати

🔹Поле "Коментар" необов’язкове, тут Ви можете внести додаткові характеристики або примітки щодо документа.

Вибрати можна тільки ті рахунки і каси, які вже додані в модулі "Довідники", розділ "Банки/Розрахункові рахунки та Каси". Сервіс Bimp передбачає можливість налаштувати інтеграцію з ПриватБанк або Монобанк.

Крок 4. Додавання товару в замовлення

🔹Під час додавання товарів вручну достатньо ввести код, артикул або відсканувати штрих-код у спеціальному полі пошуку — система миттєво знайде потрібну номенклатуру, яку можна одразу додати до документа.

Якщо потрібно додати нову номенклатуру, натисніть кнопку "+ Створити" внизу списку товарів або послуг — це дозволить створити її прямо під час оформлення замовлення.

🔹Обрану кількість товару, яку планується замовити, система автоматично ставить в резерв.

🔹 Введіть ціну за одиницю.

🔹Сума автоматично нарахується системою.

🔹Оберіть напрям діяльності для даного придбання та проєкт, до якого відноситься закупівля.

Крок 5. Імпорт номенклатур з Excel

Якщо у Вас є готовий список товарів у таблиці, Bimp дозволяє швидко імпортувати їх.

🔹 У формі створення замовлення натисніть кнопку "Імпорт".

🔹Виберіть підготовлений файл Exсеl з локального пристрою.

Шаблони Bimp для імпорту можна знайти тут. Кожен шаблон містить приклади заповнення номенклатур аби уникнути помилок.

🔹Перевірте правильність заповнених даних перед підтвердженням. Натисніть "Підтвердити" й система автоматично створить записи.

Крок 7. Збереження та відправка замовлення

🔹Після заповнення всіх необхідних даних, натисніть "Зберегти".

🔹Замовлення автоматично отримає статус "Новий". Статус замовлення можна змінювати вручну на "Новий", "В роботі", "Підтверджено" тощо.

Додаткові можливості:

🔹 У верхній лівій частині документа натисніть на три крапки.

🔹Відкриється панель з додатковими кнопками.

Готово! Замовлення створене!

"Замовлення постачальнику" в системі Bimp дозволяє точно зафіксувати умови закупівлі та забезпечити контроль над кожним етапом. Завдяки гнучким налаштуванням, зручному інтерфейсу й можливості імпортувати дані з Excel, створення документа займає мінімум часу, а всі учасники процесу мають доступ до актуальної інформації.

Використовуйте цей інструмент, щоб оптимізувати закупівлі та уникати непорозумінь із постачальниками!

Наступний етап:

Якщо у вас з’являться запитання чи потрібно внести зміни – повідомте нам!

Читайте також:

Чи була наша стаття корисною?