Створення Замовлення постачальнику: Закупівля послуг (оренда, комунальні) та витрати періоду

Оренда офісу, комунальні платежі, інтернет або охорона — це регулярні витрати бізнесу, які не формують собівартість товарів, а відносяться до витрат періоду. У цій статті розберемо, як правильно оформити замовлення на такі послуги, щоб фінансовий результат компанії відображався коректно, навіть якщо оплата відбувається наперед.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо У фінансовому обліку важливо розділяти момент оплати грошей і момент фактичного виникнення витрат. Якщо ви платите за оренду офісу на місяць наперед (наприклад, у грудні за січень), ця оплата не повинна зменшувати чистий прибуток грудня. Витрати мають "наступити" лише у січні. Використання правильного алгоритму через "Замовлення постачальнику" дозволяє системі автоматично контролювати цей процес: гроші підуть, але витрати в P&L (Звіті про прибутки та збитки) з'являться лише у потрібному місяці.

Приклад (Практичний кейс): Компанія "АйТі-Софт" орендує офіс. Вартість — 20 000 грн/міс. Бухгалтер робить передоплату 28 грудня за січень.

Якщо зробити неправильно: Система спише 20 000 грн у витрати грудня. В результаті прибуток грудня буде занижений, а січня — завищений.
Правильний шлях в BIMP: Ми створюємо "Замовлення постачальнику" з послугою "Оренда". Оплата 28 грудня зафіксує лише дебіторську заборгованість орендодавця (гроші пішли, але послуга ще не спожита). А коли у січні ми проведемо "Акт виконаних робіт" (Надходження) на підставі цього замовлення, система нарахує витрати саме січнем.

Крок 1. Підготовка: Налаштування послуги

Ключовий момент — це правильна картка послуги. Перш ніж створювати замовлення, переконайтеся, що у вас створена відповідна номенклатура.

Зайдіть у довідник номенклатур та відкрийте (або створіть) картку послуги, наприклад, "Оренда офісу".
Перейдіть на вкладку Рахунки обліку.
У полі Стаття витрат оберіть статтю, яка належить до однієї з наступних груп (залежно від суті витрат):
- Адміністративні витрати (оренда офісу, зв'язок, охорона);
- Витрати на збут (реклама, оренда шоуруму);
- Загальновиробничі витрати (оренда цеху, комуналка виробництва).

Не обирайте статті з груп "Собівартість" або "Незавершене виробництво" для таких послуг. Це призведе до того, що витрати "зависнуть" і не потраплять у звіт про прибутки

Крок 2. Створення Замовлення постачальнику

Перейдіть у розділ Закупки -> Замовлення постачальникам.
Натисніть + Створити.
У полі Постачальник оберіть контрагента (наприклад, Орендодавець або Інтернет-провайдер).
Налаштуйте дати та договір (як описано у попередніх інструкціях).

Крок 3. Додавання послуги витрат періоду

Перейдіть на вкладку "Товари, послуги" та додайте послугу, яку ми налаштували у Кроці 1.

Номенклатура: Оберіть вашу послугу (наприклад, "Оренда офісу").
Кількість: 1 (послуга).
Ціна: Сума щомісячного платежу (наприклад, 20 000 грн).
Стаття витрат: Зазвичай підтягується автоматично з картки товару, але тут ви можете її перевірити. Переконайтеся, що вона відповідає періоду (наприклад, "Оренда приміщень (Адміністративні)").

Якщо ви платите відразу за квартал, ви можете додати три рядки з цією послугою, але в коментарях до рядків вказати місяці: "Січень", "Лютий", "Березень". Це дозволить пізніше закривати акти (Надходження) окремо по кожному місяцю.

Крок 4. Завершення та подальші дії

Натисніть "Зберегти". Тепер замовлення створено.

Що робити далі? Залежно від ситуації (передоплата чи постоплата), порядок дій буде таким:

Для оплати (Cash Flow): Створіть на підставі цього замовлення "Вихідний платіж (оплата постачальнику)" (сьогодні). Це зменшить гроші на рахунку, але не зменшить прибуток поточного місяця.
Для нарахування витрат (P&L): Коли настане період витрат (наприклад, останній день місяця оренди) або коли ви отримаєте паперовий акт, створіть на підставі цього замовлення документ "Надходження".

Саме документ "Надходження", створений за цим замовленням, зробить запис у фінансовий результат і зменшить чистий прибуток того місяця, датою якого він буде проведений.

Підсумок: Ви створили замовлення на закупівлю послуг для витрат періоду. Це дозволяє коректно планувати платежі та гарантує, що прибуток компанії буде розрахований правильно, відповідно до періоду, коли послуга була фактично надана, а не просто оплачена.

Чи була наша стаття корисною?