Створення Замовлення постачальнику: Закупівля послуг на собівартість (Накопичені витрати)

У бізнесі часто виникають ситуації, коли ви несете витрати сьогодні (наприклад, платите за розробку макету, участь у тендері або послуги субпідрядника), а прибуток від продажу готового проекту отримаєте лише через кілька місяців. Щоб уникнути касових розривів у звітності та коректно порахувати маржу майбутньої угоди, такі витрати потрібно не списувати одразу, а накопичувати.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо Якщо ви віднесете такі витрати на звичайні витрати періоду (як оренду офісу), ваш поточний місяць буде збитковим, а місяць закриття проекту — надприбутковим. Це викривляє реальну картину. Використовуючи механізм накопичення, ви "збираєте" всі прямі витрати на окремому рахунку ("Незавершене виробництво"), і списуєте їх у собівартість лише в момент продажу готового товару чи здачі проекту.

Приклад (Практичний кейс): Рекламна агенція "CreativePro" бере участь у тендері на організацію великого івенту.

Агенція замовляє у підрядника послугу "Розробка 3D-візуалізації сцени" вартістю 10 000 грн.
Сам івент (продаж послуги клієнту) відбудеться через 2 місяці.
Завдання: Зафіксувати 10 000 грн витрат зараз, але включити їх у собівартість конкретного івенту лише тоді, коли він відбудеться.

Крок 1. Налаштування послуги для накопичення витрат

Ключовим елементом є правильне налаштування картки послуги, яку ви купуєте.

Створіть або відкрийте картку послуги в довіднику (наприклад, "Послуги підрядника" або "Участь у тендері").
Перейдіть до поля Рахунок обліку витрат (або "Стаття витрат").
Оберіть статтю, яка належить до групи Собівартість. Найчастіше для цього використовується системна стаття "Незавершене виробництво" або створена вами стаття з аналогічним типом.

Для точного обліку витрат, які ви плануєте віднести на собівартість конкретного проекту, обов'язково створіть у довіднику "Статті витрат" необхідну статтю з типом "Собівартість" і використовуйте її.

Крок 2. Створення Замовлення постачальнику

Оформіть закупівлю цієї послуги стандартним документом.

Перейдіть у меню Закупки -> Замовлення постачальникам.
Натисніть + Створити та оберіть постачальника послуг (субпідрядника).
На вкладці Товари, послуги додайте вашу послугу (з Кроку 1).
Вкажіть вартість послуги.

Переконайтеся, що в рядку послуги підтягнулася саме та стаття витрат, яку ми налаштували (група "Собівартість" / "Незавершене виробництво"). Якщо там буде стояти "Адміністративні витрати", накопичення не відбудеться — витрати спишуться одразу!

Крок 3. Нарахування витрат (Надходження)

На підставі замовлення створіть документ "Надходження" (Акт виконаних робіт від постачальника).

Що відбувається в системі після проведення "Надходження":

У вас з'являється заборгованість перед постачальником (ви повинні заплатити гроші).
Сума витрат не зменшує прибуток поточного місяця.
Сума потрапляє у звіт "Накопичені витрати". Вона "чекає", доки ви розподілите її на конкретний об'єкт (товар, замовлення покупця або випуск продукції).

Крок 4. Де подивитися накопичені суми?

Щоб перевірити, чи правильно "зависли" витрати до моменту продажу:

Перейдіть у розділ Звіти.
Оберіть звіт Накопичені витрати.
Там ви побачите перелік послуг, які ви купили, але ще не включили в собівартість реалізації.

Підсумок: Ви успішно закупили послугу і "заморозили" витрати на рахунку незавершеного виробництва. Тепер система готова до останнього кроку — прив'язки цих грошей до конкретного проекту, замовлення, товару, послуги.

Наступний крок: Щоб перенести ці накопичені суми на собівартість конкретного товару, послуги чи замовлення покупця, необхідно створити документ "Розподіл витрат".

Чи була наша стаття корисною?