Створення Замовлення постачальнику: Закупівля товара у національного виробника

Чому це важливо

Практичний кейс

Наприклад: ваша компанія займається дистрибуцією електрообладнання та планує закупити велику партію LED-прожекторів та комплектуючих у українського заводу-виробника.

Раніше домовленості фіксувалися в месенджерах, що призводило до плутанини з датами оплат. Тепер, переходячи до системного обліку, менеджеру необхідно створити офіційне замовлення в Bimp, щоб:

• Зафіксувати закупівельні ціни в гривні (без прив'язки до валютних коливань).

• Чітко визначити дату планового надходження товару на «Основний склад».

• Запланувати графік оплат (часткова передоплата) у платіжному календарі для фінансового відділу.

Крок 1. Створення нового документа

Для початку роботи перейдіть у відповідний розділ меню:

1. У вертикальному меню оберіть розділ Закупки.

2. Натисніть на кнопку Закупки (іконка візка).

3. Оберіть вкладку Замовлення постачальникам.

4. Натисніть кнопку + Створити.

Крок 2. Заповнення секції "Головне"

Основні реквізити:

• Номер документа: Генерується системою автоматично при збереженні.

• Внутрішній номер: За замовчуванням дублює номер документа, але може бути змінений користувачем.

• Постачальник: Оберіть вашого національного партнера з довідника або створіть нового.

• Договір: Підтягується автоматично (основний договір контрагента).

• Організація: Оберіть вашу юридичну особу, на яку оформлюється прихід товару.

• Склад: Місце фактичного надходження товару.

• Проєкт: Якщо закупівля відноситься до специфічного проєкту, вкажіть його (або залиште значення з договору).

• Прайс-лист: Заповнюється, якщо ціни зафіксовані у прайсі. Якщо ні — залиште поле пустим.

• Перемикач "Товар / ОЗ": Встановіть у положення Товар.

Курси та ціни:

• Курс прайсу: Актуально, якщо прайс постачальника у валюті, а оплата в гривні. Вкажіть курс НБУ або комерційний курс для перерахунку.

• Курс обліку: Курс для розрахунку управлінської собівартості товару.

Управління резервами (Перемикач "Замовлення в табличній частині"): Ця функція дозволяє прив'язати закупівлю до конкретних замовлень клієнтів.

• Дата відвантаження: Планова дата отримання товару.

• Автор: Користувач, що створив документ.

• Відповідальний менеджер: Співробітник, який відповідає за цю закупівлю.

Крок 3. Налаштування оплати

Заповніть секцію Оплата для коректного відображення у фінансових звітах:

1. Тип взаєморозрахунків:

   • Безготівкова: Вибір розрахункового рахунку організації.

   • Готівкова: Вибір каси або корпоративної картки.

2. Платіжний календар: Активуйте чек-бокс "Додати в платіжний календар", щоб запланувати витрату коштів.

3. Відтермінування:

   • Часткова: Розбивка суми на частини з різними датами.

   • Повна: Вказання дати повної оплати.

   • Без відстрочки: Оплата поточною датою.

Крок 4. Секція "Інше"

Тут ви можете додати додаткову інформацію:

• Коментар: Внутрішні нотатки по замовленню.

• Додати посилання: Можливість прикріпити необмежену кількість URL-посилань (наприклад, на специфікацію товару на сайті виробника або документ у Google Drive).

Крок 5. Наповнення кошика товарами

Після налаштування основних параметрів переходимо до додавання товарів у вкладці "Товари, послуги".

Способи додавання товару:

1. Ручне додавання: Натисніть кнопку "+ Додати" (синя кнопка зліва). У новому рядку оберіть товар з довідника або скористайтеся пошуком за назвою, артикулом чи штрих-кодом.

2. Масове завантаження (Імпорт): Зручно для великих замовлень.

Порада Функція "Імпорт" Натисніть кнопку Імпорт (зі стрілкою вниз) на панелі інструментів.

1. Завантажте шаблон Excel, який запропонує система.

2. Заповніть його списком товарів (код, кількість, ціна).

3. Завантажте файл назад — таблиця заповниться автоматично.

Налаштування ПДВ: На панелі інструментів знаходяться перемикачі "ПДВ" та "Ціна без ПДВ". Вони визначають, чи включений податок у ціну, яку ви вводите, чи нараховується зверху.

Детальніше про логіку розрахунку читайте в інструкції: [Налаштування та розрахунок ПДВ в документах].

Крок 6. Робота з табличною частиною

У таблиці відображається детальна інформація про замовлення. Розглянемо значення основних колонок:

• Чекбокс: Для вибору рядків (наприклад, щоб видалити кілька позицій одразу).

• №: Порядковий номер рядка.

• Номенклатура: Назва товару або послуги.

• Кількість: Обсяг замовлення.

• Доступний залишок: Довідкова інформація про те, скільки цього товару зараз є на складі.

• Резерв: Кількість товару, що вже зарезервована в цьому замовленні.

• Ціна: Вартість за одиницю (згідно з прайсом або договором).

• Знижка: Відсоток знижки від постачальника.

• Сума знижки: Розрахована сума економії.

• ПДВ та Сума ПДВ: Ставка та сума податку.

• Сума: Загальна вартість рядка (Кількість × Ціна, з урахуванням знижок/податків).

• Напрям діяльності: Аналітика для розподілу витрат.

• Проєкт: Прив'язка до проєкту (може відрізнятися для кожного рядка).

Наступний етап: Після перевірки даних натисніть "Зберегти" або "Зберегти та закрити", щоб зафіксувати замовлення в системі.

Крок 7. Персоналізація таблиці та секцій

Ви можете приховати зайві колонки або поля, щоб не перевантажувати екран. Для цього натисніть на іконку "Шестерня" у правому верхньому куті таблиці.

Налаштування поділяються на два типи:

1. Налаштування табличної частини Дозволяє керувати колонками самої таблиці з товарами (якщо ви знаходитесь у вкладці "Товари, послуги").

• Вимикайте перемикачі навпроти непотрібних колонок (наприклад, якщо не використовуєте "Знижку" або "Напрям діяльності"), і вони зникнуть з екрана.

2. Налаштування секцій (Шапки документа) Дозволяє приховати поля в блоках "Головне", "Оплата", "Інше".

Підсумок

Ви створили замовлення, налаштували умови оплати та додали товари. Документ повністю готовий до роботи.