Видача і повернення підзвітних коштів

Розглядаємо процес створення документа для передачі чи повернення коштів підзвітній особі.

Написано Bimp

Оновлено 3 тижні тому

"Видача у підзвіт" — це внутрішній фінансовий документ, який використовується для передачі коштів працівнику компанії під звіт на конкретні потреби, пов’язані з діяльністю організації. Наприклад, це можуть бути витрати на відрядження, закупівлю матеріалів або господарських товарів. Оформлення цього документа дозволяє офіційно зафіксувати суму, ціль видачі та відповідальну особу, що забезпечує прозорість і контроль у фінансовому обліку.

Крок 1. Створення документу "Видача у підзвіт"

🔹У модулі "Фінанси" перейдіть до вкладки "Розрахунки з підзвітними особами" та натисніть "Створити".

🔹З випадаючого списку виберіть "Видача підзвітних коштів" або "Повернення підзвітних коштів".

🔹Створити документ можна і з модуля "Закупки".

🔹У вкладці "Замовлення постачальникам" наведіть курсор на потрібне замовлення і з контекстного меню виберіть кнопку "Видача підзвітних коштів".

🔹Або відкрийте потрібне замовлення, натисніть кнопку "Створити на основі" та виберіть "Видача підзвітних коштів".

🔹Форма для заповнення в обох типах документів майже не відрізняється — різниця лише в назві документа.

Крок 2. Заповнення основних даних документа.

🔹Поле "Коментар" необов’язкове, тут Ви можете внести додаткові характеристики або примітки щодо документа.

🔹Оберіть автора документа та відповідального менеджера, який працює із замовленням.

🔹Номер документа система автоматичного призначить після збереження, але Ви можете вказати вручну.

🔹Поточна дата створення встановлюється автоматично, але її можна відредагувати.

🔹З випадаючого списку оберіть підзвітну особу, якій будуть видані кошти.

🔹Додатково оберіть напрям діяльності та проєкт, пов’язаний з видачею коштів.

🔹Дані про статтю витрати та організація підтягуються автоматично, але Ви можете внести інформацію вручну за потреби

Крок 3. Налаштування параметрів оплати

Зверніть увагу: Операції видачі та повернення грошових коштів підзвітним особам здійснюються виключно готівковим типом взаєморозрахунку.

🔹У полі "Тип готівки" оберіть спосіб проведення оплати — Каса чи Карта.

🔹Вкажіть суму коштів, яку потрібно видати.

🔹З випадаючого списку виберіть касу або банківську карту Вашої організації, з якої видаються або на яку провертаються кошти.

Крок 4. Внесення деталей фінансової операції

🔹Натисніть кнопку "Додати " для внесення деталей.

🔹Виберіть із списку напрямок діяльності, за яким проводиться видача коштів.

🔹Оберіть проєкт, до якого відноситься дана операція.

🔹Вкажіть суму видачі коштів, яка видається підзвітнику.

🔹У полі "Коментар" можете внести додаткові пояснення щодо суми чи операції.

Крок 5. Збереження документу

🔹Після заповнення всіх необхідних даних, натисніть "Зберегти" для остаточного збереження документа.

Документ "Видача у підзвіт" у системі управління запасами Bimp дозволяє легко та прозоро фіксувати передачу або повернення коштів працівникам на службові потреби. Завдяки простому інтерфейсу та автоматичному заповненню частини даних, процес створення документа значно спрощується, що в свою чергу забезпечує точний облік підзвітних коштів та зменшує ризик фінансових неточностей.

Наступний етап:

Якщо у вас з’являться запитання чи потрібно внести зміни – повідомте нам!

Читайте також:

Чи була наша стаття корисною?