Створення замовлення на послугу

Розповідаємо, як створити замовлення на послугу в системі — від заповнення реквізитів і додавання послуг до формування акта виконаних робіт.

Написано Bimp

Оновлено 4 тижні тому

Для зручного обліку та автоматизації продажів у сервісі Bimp важливо правильно оформлювати замовлення покупця на послуги. Такий документ не лише фіксує деталі угоди, а й дозволяє надалі швидко формувати акти виконаних робіт, контролювати оплату та зберігати всі дані в єдиній системі.

Крок 1. Створення "Замовлення на послугу".

Перед створенням замовлення на послугу в Bimp необхідно спочатку створити "Замовлення покупця", тому що саме воно є базовим документом, на якому ґрунтуються всі подальші дії — зокрема, продаж послуг, формування актів виконаних робіт та інші пов’язані документи. Без цього документу система не зможе зв’язати послугу з конкретним контрагентом, умовами договору чи реквізитами розрахунку.

Крок 2. Заповнення основних реквізитів замовлення.

Якщо біля поля відображається стрілка випадаючого списку — це означає, що значення обирається з відповідного довідника. Ви можете почати вводити назву вручну, щоб швидше знайти потрібний варіант. Якщо потрібного значення немає у списку, його слід попередньо додати до довідника.

🔹Номер замовлення можна ввести вручну або система згенерує номер автоматично.

🔹Автоматично встановлюється поточна дата створення, яку за потреби можна змінити.

🔹Виберіть покупця зі списку або додайте нового через довідник.

🔹Номер договору із цим покупцем заповниться автоматично, якщо є у базі даних або Ви можете внести його вручну.

🔹 Вкажіть за потреби напрям діяльності.

🔹Курс прайсу заповнюється, якщо замовлення в іншій валюті, ніж основна валюта обліку. Якщо розрахунок ведеться лише в гривнях — просто вкажіть значення "1".

🔹Оберіть автора документа та відповідального менеджера, який працює із замовленням.

Крок 3. Додавання послуги.

🔹Натисніть "Додати", щоб внести послугу в замовлення.

🔹У полі Номенклатура знайдіть послугу за найменуванням.

Якщо потрібного товару чи послуги ще немає в системі, Ви можете створити їх прямо з картки замовлення. Для цього у полі "Номенклатура" натисніть "Створити" та заповніть дані про нову послугу. Після збереження вона автоматично з’явиться в довіднику "Товари та послуги" і буде доступна для вибору в документах.

🔹Також можна додати декілька послуг відразу, натиснувши кнопку "Вибрати продукти".

🔹З’явиться список усіх наявних у програмі номенклатур. Оберіть тип "Послуга".

🔹Оберіть потрібні позиції, вкажіть кількість і ціну, а потім натисніть кнопку "Перенести до документа".

Крок 4. Імпорт номенклатур з Excel.

Якщо у Вас є готовий список послуг у таблиці, Bimp дозволяє швидко імпортувати їх.

🔹 У формі створення замовлення натисніть кнопку "Імпорт":

🔹Виберіть підготовлений файл Exсеl з локального пристрою.

Шаблони Bimp для імпорту можна знайти тут. Кожен шаблон містить приклади заповнення номенклатур аби уникнути помилок.

🔹Перевірте правильність заповнених даних перед підтвердженням. Натисніть "Підтвердити" й система автоматично створить записи.

Крок 5. Збережіть внесені зміни, натиснувши зелену галочку у верхньому лівому куті сторінки.

Зверніть увагу: цей документ неможливо оформити майбутньою датою, що убезпечить Вас від помилкового продажу послуг компанії.

Крок 6. Додавання послуги до вже створеного замовлення.

🔹У загальному реєстрі замовлень наведіть курсор на потрібне замовлення та виберіть у контекстному меню пункт "Продаж товарів і послуг".

🔹Або у самому замовлення натисніть кнопку "Створити на підставі" у лівій верхній частині документа та оберіть зі списку пункт "Продаж товарів і послуг".

🔹До переліку товарів у замовленні можна додати необхідну послугу, обравши її зі списку.

🔹Збережіть змінений документ.

Крок 7. Формування "Акту виконаних робіт".

🔹Якщо за допомогою цього документа здійснюється продаж послуг, Ви можете роздрукувати "Акт виконаних робіт".

🔹У верхній частині документа натисніть кнопку "Друкувати" та оберіть "Акт виконаних робіт".

🔹 Документ автоматично завантажиться у форматі PDF.

🔹Сформований документ можна роздрукувати або зберегти як PDF-файл на локальному пристрої.

Готово! Створення замовлення на послугу в Bimp — це ключовий крок для впорядкованого обліку та ефективного управління клієнтськими замовленнями. Дотримуючись покрокової інструкції, Ви зможете автоматизувати процес продажу послуг, зменшити кількість помилок у документах і зекономити час на рутинних операціях.

Наступний етап: Обробка замовлення (затвердження).

Якщо у вас з’являться запитання чи потрібно внести зміни – повідомте нам!

Читайте також:

Додавання покупця

Створення замовлення на послугу

Чи була наша стаття корисною?