Головна → 🛒Обробка замовлень та продажі → Процес управління замовленнями → Як налаштувати та роздрукувати міжнародні документи: Проформа-інвойс та Пакувальний лист

Як налаштувати та роздрукувати міжнародні документи: Проформа-інвойс та Пакувальний лист

Автоматизуйте створення експортної документації в Bimp, щоб уникнути ручного заповнення та помилок. У цій інструкції ми розглянемо, як один раз налаштувати систему для миттєвого формування Проформи-інвойсу (Proforma Invoice) та Пакувального листа (Packing List).
S
Написано Support
Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо для бізнесу

Налаштування автоматичної генерації міжнародних документів значно економить час менеджерів ЗЕД та бухгалтерів. Вам більше не потрібно вручну вписувати вагу, коди УКТЗЕД чи реквізити в Word або Excel. Система автоматично підтягує дані з карток товарів та контрагентів, що гарантує точність інформації для митного оформлення та виключає "людський фактор".

Кейс: Від ручного Excel до автоматизації експорту

Компанія "WoodCraft UA" виготовляє дерев'яний декор та експортує його до Німеччини. Раніше менеджер витрачав до 40 хвилин на кожне замовлення, вручну копіюючи назви товарів англійською, вираховуючи загальну вагу брутто для митниці та вставляючи банківські реквізити в Excel-шаблон. Часто траплялися помилки: забували змінити вагу упаковки або вказували невірний код УКТЗЕД, що призводило до затримок на кордоні.

Рішення: Перейшовши в Bimp, компанія один раз заповнила картки товарів (вагу, англійську назву, код) та реквізити. Результат: Тепер створення пакету документів займає 2 хвилини — менеджер просто створює замовлення і натискає кнопку "Друк". Вага рахується автоматично, а помилки в реквізитах виключені.

Крок 1. Попереднє налаштування довідників (виконується один раз)

Щоб документи формувалися коректно, необхідно внести базові дані в систему. Це одноразова дія — надалі Bimp використовуватиме цю інформацію автоматично.

1. Налаштування реквізитів вашої компанії (Seller)

Ці дані відображатимуться у шапці документів як інформація про продавця.

  1. Перейдіть у меню Довідники → Організації та відкрийте картку вашої компанії.

  2. Відкрийте вкладку «Міжнародні реквізити».

  3. Заповніть поля англійською мовою:

    • Legal Name: Юридична назва вашої компанії.

    • Legal Address: Юридична адреса.

    • Director's Full Name: ПІБ директора (латиницею).

    • Bank Accounts: Ваші валютні реквізити (SWIFT, IBAN, назва банку).

Переконайтеся, що транслітерація назви та адреси повністю відповідає даним у вашому статуті або виписці з банку, щоб уникнути проблем з валютним контролем.

2. Налаштування даних про товари (Номенклатура)

Для кожного товару, що планується на експорт, потрібно заповнити специфічні параметри.

  1. Перейдіть у Довідники → Номенклатура та відкрийте картку товару.

  2. На вкладці «Головне» вкажіть Країну походження (наприклад, "Ukraine").

  3. На вкладці «Габарити» вкажіть:

    • Вага нетто, кг: вага самого товару.

    • Вага брутто, кг: вага товару з упаковкою.

  4. На вкладці «Друк» заповніть:

    • Міжнародна назва товару: назва англійською (як вона має бути в інвойсі).

    • Код "УКТЗЕД": митний код товару.

3. Налаштування даних про клієнта (Buyer / Consignee)

  1. Зайдіть у Довідники → Контрагенти та відкрийте картку іноземного клієнта.

  2. Заповніть його міжнародні реквізити (назва, адреса, банківські дані) англійською мовою у відповідних полях.

Крок 2. Оформлення Замовлення покупця

Це ваш основний робочий процес. Створіть документ Продажі → Замовлення покупця та оберіть контрагента. Далі заповніть специфічні вкладки для експорту.

Вкладка «Доставка»

Тут фіксуються логістичні умови:

  • Одержувач: Вкажіть вантажоодержувача (зазвичай збігається з покупцем, але може відрізнятися).

  • Адреса доставки: Повна адреса, куди прямує вантаж.

  • Умови поставки: Впишіть умови згідно з Incoterms (наприклад, FCA (Kyiv)).

  • Місце вивантаження: Вкажіть порт, місто або країну призначення.

При вказанні умов Incoterms обов'язково зазначайте конкретний географічний пункт передачі відповідальності (наприклад, не просто "EXW", а "EXW Zhytomyr warehouse").

Вкладка «Оплата»

  • Умови оплати: Впишіть текст, що відображатиме домовленість (наприклад, 100% prepayment або 50% before shipment, 50% after).

Таблиця з товарами (Розрахунок ваги)

Додайте товари у замовлення. Зверніть увагу на колонки Вага нетто та Вага брутто:

  • Автоматично: Система підрахує загальну вагу (вага 1 шт. × кількість).

  • Вручну: Ви можете змінити значення прямо в замовленні.

Ручне коригування ваги в Замовленні не змінює базову вагу в картці товару. Це зручно, якщо в конкретній поставці використовується додаткове пакування (палети, обрештування), яке збільшує брутто.

Крок 3. Генерація та друк документів

Коли замовлення повністю заповнене, ви можете отримати готові файли.

  1. Обов'язково збережіть документ «Замовлення покупця».

  2. У верхній панелі натисніть на іконку принтера (🖨️).

  3. У випадаючому списку оберіть потрібний тип документа:

    • «Проформа-інвойс»

    • «Пакувальний лист»

Якщо ви внесли зміни в замовлення, але не натиснули кнопку "Зберегти", у друкованій формі відобразяться старі дані. Завжди зберігайте документ перед друком.

Система згенерує PDF-файл з усіма підставленими даними, готовий до відправки клієнту або брокеру.

Підсумок

Тепер ваша система налаштована для швидкого експорту. Ви можете формувати міжнародні супровідні документи за лічені хвилини, маючи впевненість у відповідності ваги та реквізитів.

Читайте також:

  1. [Як створити та налаштувати картку товару (Номенклатура)]

  2. [Робота з мультивалютністю та курсами валют]

  3. [Як налаштувати договори з контрагентами]

  4. Як створити «Замовлення покупця»

Чи була наша стаття корисною?
close-image
full-image