Створення та налаштування Договору з покупцем

Фіксуйте умови продажу та автоматизуйте контроль оплат від клієнтів. Ця інструкція допоможе вам створити «Договір» для покупця в системі BIMP, налаштувати валютну прив'язку прайсу та увімкнути контроль дебіторської заборгованості.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Що таке «Договір» у системі BIMP?

Договір — в розрізі програми, це інструмент для визначення умов взаємодії з контрагентом.

Важливо розуміти: це НЕ ДОКУМЕНТ, А ПОНЯТТЯ! Це не просто скан паперового контракту, а набір цифрових правил (валюта, курс, відстрочка, відповідальний менеджер), які система автоматично застосовує при створенні замовлень та рахунків.

Структура підпорядкування: В нашому сервісі існує чітка прив’язка: Проєкт → Договір. На основі одного Проєкту ви можете створити необмежену кількість договорів для різних ситуацій (різні валюти, умови відстрочки тощо).

Чому це важливо для бізнесу

Створення договору з покупцем дозволяє системі взяти на себе рутинні розрахунки та контроль. Це вирішує три головні задачі:

Правильні ціни: якщо ви продаєте товар з прив'язкою до валюти, система сама перерахує суму в гривню на момент продажу.
Автоматизація документів: менеджер та реквізити підставляються у рахунки та накладні автоматично.
Фінансова дисципліна: система чітко відслідковує, коли клієнт прострочив оплату, і сигналізує про це.

Практичний кейс: як це працює

Ситуація: Ви працюєте з гуртовим клієнтом «ТОВ "Мрія"». Ваші прайс-листи зафіксовані в доларах США, але клієнт платить у гривні. Ви даєте йому відстрочку платежу 14 днів. Рішення: Ви створюєте Договір, де вказуєте валюту USD, курс розрахунку «НБУ» і в полі відтермінування ставите «14 днів». Результат: При виписці рахунку BIMP автоматично переведе доларову ціну в гривню по курсу НБУ. А якщо через 15 днів гроші не надійдуть, система покаже цей борг у звіті «Прострочена заборгованість».

Крок 1. Створення нового Договору

Щоб додати умови співпраці з конкретним покупцем:

Відкрийте розділ Контрагенти та знайдіть потрібного покупця.
У картці контрагента перейдіть на вкладку Проєкт.
Натисніть кнопку "Створити договір" (синя кнопка з плюсом).

Крок 2. Назва та ідентифікація

Заповніть поле Назва договору. Це внутрішня назва, яку бачитиме менеджер при виборі.

Щоб менеджерам було зручно обирати вірний договір, рекомендуємо використовувати формулу: Валюта + Організація + Прайс-лист. Приклад: "USD_ТОВ-Промінь_Гуртовий". Так менеджер одразу розуміє: це продаж у доларах, від "ТОВ Промінь", за гуртовими цінами. Назва може бути будь-якою, головне — зручність.

Крок 3. Призначення відповідального

Оберіть Основного менеджера зі списку співробітників.

Цей менеджер буде заповнюватися автоматично в усі документи продажу (Замовлення покупця, Видаткова накладна), коли ви будете обирати цього контрагента. Це виключає помилки та пришвидшує роботу.

Також заповніть поле Найменування для друку — саме цей текст (наприклад, "Договір купівлі-продажу №10 від 01.09.2023") побачить клієнт у своїй друкованій накладній.

Крок 4. Тип договору

Для коректної роботи з покупцем налаштуйте наступні поля:

Контрагент: Перевірте, чи вірно обрана юр. особа покупця.
Тип взаємодії: Обов'язково оберіть З покупцем.
Тип договору: Встановіть «Основний», якщо це головний договір для роботи з цим клієнтом.

Крок 5. Валюта та ціноутворення

Налаштуйте, як система має рахувати гроші:

Валюта: Оберіть валюту, в якій зафіксовано ваш прайс-лист (наприклад, USD або EUR).
Курс розрахунку:
- Якщо ви хочете закласти валютні ризики, оберіть тип курсу (наприклад, НБУ або Міжбанк).
- У полі % вкажіть відсоток, який додається до курсу (наприклад, 1%).

Курс розрахунку дозволяє автоматично формувати ціну продажу в гривні, навіть якщо прайс у валюті. Ціна розраховується як: Курс + Ваш %. Таким чином компанія контролює прибуток при коливаннях курсу.

Крок 6. Контроль дебіторської заборгованості

Заповніть умови оплати:

Організація: Оберіть вашу компанію, від імені якої буде здійснюватися продаж.
Кількість днів відтермінування (у днях): Вкажіть, скільки днів ви даєте клієнту на оплату після відвантаження.

Ця кількість днів використовується системою в звіті «Прострочена заборгованість». Якщо залишити цей рядок незаповненим, борги цього покупця не потраплять у звіт про прострочення, і ви не побачите, що клієнт затримує оплату.

Крок 7. Завершення

Натисніть кнопку "Зберегти". Тепер договір готовий до використання у замовленнях.

Підсумок

Ви створили договір, який автоматизує роботу відділу продажів. Тепер при створенні замовлення система сама підтягне менеджера, перерахує ціну з валюти у гривню та почне відлік днів до оплати.

Читайте також:

Як створити «Замовлення покупця»
Робота зі звітом «Прострочена заборгованість»

Чи була наша стаття корисною?