Інвентаризація товарних залишків

Дізнайтеся, як вчасно виявляти нестачі або надлишки товару , провівши перевірку залишків на складі

Написано Bimp

Оновлено 2 дні тому

"Інвентаризація товарних залишків" — це документ у системі обліку запасів Bimp, який використовується для перевірки та фіксації фактичної наявності товарів на складі. Під час інвентаризації відбувається порівняння даних обліку з реальною кількістю товарів на складі. За її результатами можна оприбуткувати надлишки, якщо товарів більше, ніж у базі, або списати недостачі, якщо виявлено нестачу.

Практичні кейси використання:

Кейс 1 (Оприбуткування лишків): Під час перерахунку кавових зерен на складі кав'ярні було знайдено 3 «зайві» пачки кави «Еспрессо», які випадково не внесли під час минулого приймання. Проведення документа оприбуткування дозволяє повернути цей товар в оборот за коректною собівартістю, щоб менеджери знову могли його продавати.
Кейс 2 (Списання нестачі/браку): На складі меблів виявили пошкодження однієї тумби, яка тепер не підлягає реалізації. Шляхом проведення документа списання на підставі інвентаризації, ця одиниця офіційно знімається з балансу компанії, а її собівартість фіксується у витратах бізнесу.

Які документи беруть участь ?

Процес автоматичного або ручного вирівнювання залишків базується на зв'язку таких документів:

Інвентаризація товарів — документ-основа, у якому зафіксовано різницю між обліковою та фактичною кількістю.
Списання товарів — документ, що створюється на підставі Інвентаризації товарів на суму виявлених нестач і зменшує залишки на складі.
Оприбуткування товарів — документ, що створюється на підставі Інвентаризації товарів на суму виявлених лишків та збільшує баланс складу.

Крок 1. Створення документу "Інвентаризація товарних залишків"

🔹У модулі "Склад" перейдіть до вкладки "Інвентаризації" та натисніть "Створити".

🔹З випадаючого списку виберіть "Інвентаризації товарних залишків".

🔹Відкриється форма створення документа.

Крок 2. Заповнення основних реквізитів документа

🔹Номер документа можна ввести вручну або залишити поле порожнім — у цьому випадку система автоматично присвоїть йому порядковий номер.

🔹Поточну дату створення система встановлює автоматично, проте за потреби її можна змінити

🔹Поле "Склад" обов’язкове для заповнення. Якщо ви не виберете склад вручну, система автоматично підставить склад, позначений як "Основний".

🔹Виберіть користувача, відповідального за проведення інвентаризації.

🔹Система автоматично зазначає автора, який створив документ, або ви можете обрати його зі списку.

🔹У полях "Записувати надлишки на рахунок" та "Записувати нестачу на рахунок" потрібно вказати відповідні статті: для надлишків — статтю доходів, на яку вони будуть зараховані, а для нестач — статтю витрат, що відображатиме їх у обліку.

🔹Оберіть користувача для узгодження документа.

У блоці "Інше" можна внести додаткові примітки та коментарі до документа (максимум 1000 символів).

Крок 3. Проведення перевірки товарних залишків.

🔹Ви можете додати всі товари, що є на відповідному складі, натиснувши кнопку "Заповнити кількість облікову", або додавати позиції по одній за допомогою кнопки "Додати".

Якщо потрібно замінити товар, просто наведіть курсор на його рядок і натисніть значок олівця. Виберіть інший товар для заміни, збережіть — і система оновить дані автоматично.

🔹У полі "Номенклатура" оберіть товар із випадаючого списку.

🔹Облікова кількість заповнюється автоматично за даними про залишки.

🔹Введіть фактичну кількість товару, що є на складі.

🔹Кількість фактичних комплектів автоматично заповнюється після вибору комплекту у вкладці "Комплекти".

🔹В поле "Відхилена кількість" система обчислює різницю між обліковою та фактичною кількістю (з урахуванням даних з продукції та комплектів).

🔹Фактична сума обчислюється автоматично (фактична кількість × собівартість).

🔹Облікова сума обчислюється за обліковою кількістю та собівартістю.

🔹 Поле "Відхилення" показує вартість надлишку або нестачі.

Зверніть увагу: при надлишку товарів значення в полях "Відхил. к-сть" та "Відхилення" будуть додатними, а при нестачі — від'ємними.

🔹Перемикач "Лише відхилення" відображає лише рядки з відхиленнями.

Крок 4. Облік комплектів

🔹Якщо частина товарів входить до складу комплектів, відкрийте вкладку "Комплекти" та натисніть кнопку "Додати".

🔹Виберіть потрібний комплект і натисніть "Перенести комплектуючі".

🔹Після цього у вкладці "Товар" з’явиться додатковий стовпець "К-сть факт. компл.", у якому буде вказано кількість товару, що входить до вибраного комплекту.

Крок 5. Після заповнення всіх полів натисніть кнопку "Зберегти"

Документ інвентаризації автоматично отримує статус "Новий", який за потреби можна змінити натиснувши на стрілку вправо або безпосередньо на статус і обравши потрібний зі списку. Поки статус документа не змінено, на його основі можна створити "Списання запасів" або "Оприбуткування запасів".

Крок 6. Створення документів списання та оприбуткування товарів на підставі Інвентаризації

Після того як ви заповнили та зберегли документ «Інвентаризація товарів», не виходячи з нього, натисніть кнопку «Створити на підставі» у верхній панелі керування.

Додаткова інформація: Система BIMP автоматично аналізує результати таблиці. Якщо у вас є і лишки, і нестачі, вам необхідно буде послідовно створити два документи: спочатку Оприбуткування товарів, а потім Списання товарів.

Попередження: Якщо ви проводили інвентаризацію бульше ніж на одному складі одночасно, тоді документи Оприбуткування товарів та Списання товарів необхідно заповнювати вручну по кожному складу окремо.

Оформлення та перевірка «Оприбуткування товарів»

Виберіть пункт «Оприбуткування товарів» із випадаючого списку.
Система автоматично перенесе туди лише ті позиції, по яких було виявлено позитивну різницю (лишки).
Перевірте колонку «Собівартість од.» — система запропонує базову ціну, але за потреби ви можете скоригувати вартість, за якою товар встане на облік.
Натисніть кнопку «Провести та закрити».

Попередження: Переконайтеся, що дата та час документів списання/оприбуткування збігаються або йдуть одразу за часом проведення самої інвентаризації, щоб уникнути збоїв у хронології залишків.

Оформлення та перевірка «Списання товарів»

Знову поверніться до документа інвентаризації та натисніть «Створити на підставі» — «Списання товарів».
У табличну частину потраплять лише товари з від'ємною різницею (нестачі).
Перевірте склад та кількість списання.
Натисніть кнопку «Провести та закрити».

Порада: Після проведення обох документів рекомендується відкрити звіт «Рух товарів» по вашому складу, щоб переконатися, що кінцевий залишок системи тепер ідеально збігається з фактично перерахованим товаром.

Підсумок

Проведення документів списання та оприбуткування є фінальною крапкою в процесі інвентаризації. Лише після їхнього проведення складський облік вважається офіційно вирівняним, а дані в системі — на 100% точними та готовими для подальшої роботи бізнесу.

Читайте також:

Оприбуткування товарів

Переміщення запасів між складами

#інвентаризація #списання_товарів #оприбуткування_товарів #вирівнювання_складу #складський_облік #BIMP #база_знань

Чи була наша стаття корисною?