Виставлення рахунку (Замовлення) при відсутності товару на складі

Часто виникає ситуація, коли клієнт готовий купити товар, якого фізично немає на складі (товар у дорозі або це попереднє замовлення). Вам потрібно виставити рахунок на оплату, але при цьому не створити помилковий резерв, який може заблокувати роботу складу.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо

За замовчуванням BIMP намагається забронювати під клієнта весь товар, який ви додаєте в замовлення. Якщо товару на складі 0, а система спробує поставити в резерв 1, виникне конфлікт:
Викривлення звітності: Система покаже, що вільного товару стало "менше нуля" (віртуальний мінус), або заблокує проведення документа.
Помилки планування: Закупник може подумати, що товар є (бо він "в резерві"), хоча фактично полиця порожня. Правильне налаштування дозволяє вам продавати "повітря" (майбутні поставки), приймати за це реальні гроші, але при цьому тримати складський облік в ідеальному порядку.

Практичний кейс: Компанія "Мото-Драйв" очікує поставку нових шоломів. На складі їх зараз 0 шт. Клієнт хоче замовити шолом і просить рахунок на передоплату.

Неправильно: Менеджер створює замовлення з автоматичним резервом. Система намагається знайти шолом, не знаходить, виникає плутанина.
Правильно: Менеджер вимикає резерв (ставить 0). Клієнт отримує рахунок, оплачує його. Система "пам'ятає", що ми винні клієнту шолом, але не шукає його на складі прямо зараз.

Крок 1. Глобальне налаштування (Вимкнення авторезерву)

Якщо ваша бізнес-модель передбачає часту роботу з передзамовленнями, рекомендується вимкнути автоматичне резервування на рівні компанії, щоб менеджери не витрачали час на ручні правки.

Перейдіть у блок Налаштування компанії (меню справа) -> вкладка Налаштування обліку.
Знайдіть перемикач "Резервування товарів (Замовлення покупця)".
Вимкніть його (переведіть у неактивний стан).

Результат: Тепер при створенні будь-якого замовлення колонка "Резерв" за замовчуванням буде 0.

Крок 2. Створення Замовлення покупця

Перейдіть у блок Продажі та створіть новий документ "Замовлення покупця".
Оберіть Покупця та Договір.

Поле "Договір" є обов'язковим. Якщо ви раніше працювали з цим контрагентом як з Постачальником, вам потрібно створити новий договір з типом "З покупцем" у його картці.

Крок 3. Додавання товару та перевірка резерву

У вкладці "Товари, послуги" додайте номенклатуру.
Вкажіть необхідну Кількість.

Важливий момент:

Якщо ви виконали Крок 1 (вимкнули налаштування): Колонка Резерв автоматично буде порожньою (0). Ви просто зберігаєте документ.
Якщо налаштування увімкнене: Система автоматично продублює кількість у колонку Резерв. У такому разі вам потрібно клікнути на комірку "Резерв" і вручну змінити значення на 0.

Крок 4. Збереження та подальші дії

Натисніть кнопку "Зберегти та закрити".

Тепер у вас є збережене замовлення, яке не резервує товар, але слугує підставою для:

Друку Рахунку на оплату для клієнта.
Створення документа "Оплата від покупця" (прийом грошей).

Що робити, коли товар приїде?

Як тільки товар фактично з'явиться на вашому складі (після проведення прибуткової накладної):

Відкрийте це старе замовлення.
Створіть на його підставі документ "Продаж товарів, послуг".
У документі продажу товар спишеться зі складу вже по факту наявності.

Підсумок: Вимкнення функції авторезервування — це найкращий спосіб працювати за схемою Pre-order. Ви фіксуєте борг клієнта (гроші) і свій борг (товар), не створюючи хаосу в залишках на складі.

Читайте також:

Чи була наша стаття корисною?