Робота з переплатою та авансами: Як правильно рознести кошти клієнта

Часто клієнти роблять один загальний платіж, який має покрити відразу кілька замовлень або частково піти в аванс. Система BIMP дозволяє гнучко розподілити одну суму надходження між різними потребами без необхідності створювати купу окремих документів.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо

Правильний розподіл коштів (рознесення) забезпечує порядок у взаєморозрахунках. Ви чітко бачите, які накладні закриті повністю, де висить борг, а де сформувалася переплата. Це автоматизує роботу менеджера: не треба вручну вираховувати залишки, система сама зв'яже оплату з потрібними відвантаженнями.

Практичний кейс: Клієнт "Таксопарк" має борг по Замовленню №1 на суму 38 500 грн. Бухгалтер клієнта перерахував вам 45 000 грн одним платежем. Задача:

38 500 грн направити на повне закриття боргу по Замовленню №1.
Залишок 6 500 грн використати одним із трьох способів:
- Залишити як загальний аванс по Договору;
- Закрити старий борг по Замовленню №2;
- Зарахувати як передплату за нове Замовлення №3.

Крок 1. Створення документа та вказання загальної суми

Відкрийте або створіть документ "Оплата від покупця".
У шапці документа в полі Сума оплати вкажіть повну фактичну суму надходження — 45 000 грн.
Натисніть кнопку "Розподілити суму оплати" (якщо система не запропонувала це автоматично), щоб активувати режим редагування таблиці.

Крок 2. Розподіл коштів у табличній частині

У таблиці ви побачите структуру: Договір (верхній рівень) та список Замовлень (підпорядковані рядки).

Дія А. Закриття основного боргу Знайдіть у списку Замовлення №1 (де борг 38 500 грн).

Активуйте чек-бокс (галочку) у цьому рядку.
Переконайтеся, що в колонці "Сума оплати" підтягнулася сума 38 500 грн (повний борг).

Дія Б. Розподіл залишку (6 500 грн) Тепер у вас залишилося "нерознесених" 6 500 грн. Оберіть потрібний варіант:

Варіант 1: Залишити як аванс по Договору (Якщо клієнт ще не вирішив, що купуватиме далі)

Знайдіть рядок Договору (верхній рівень).
Активуйте чек-бокс навпроти нього.
У колонці "Аванс" вручну впишіть 6 500 грн.

Варіант 2: Закрити борг по іншому замовленню (Якщо у клієнта є ще одне неоплачене відвантаження)

Знайдіть у списку Замовлення №2 (з поточним боргом).
Активуйте чек-бокс у цьому рядку.
У колонці "Сума оплати" впишіть 6 500 грн.

Варіант 3: Зробити передплату по конкретному замовленню (Якщо клієнт зробив нове замовлення, але ще не отримав товар)

Знайдіть у списку нове Замовлення №3.
Активуйте чек-бокс.
У колонці "Аванс" (або "Сума оплати") впишіть 6 500 грн.

Слідкуйте за колонкою "Аванс". Вона використовується саме тоді, коли ви вносите гроші понад поточний борг (наперед) або платите по договору без прив'язки до накладної.

Крок 3. Перевірка балансу документа

Перед збереженням подивіться на підсумок у нижній частині таблиці. Сума всіх розподілених рядків (38 500 + 6 500) повинна дорівнювати 45 000 грн (загальній сумі документа).

Натисніть "Зберегти".

Результат

Система автоматично проведе дві операції: закриє старий борг та зафіксує аванс/оплату по іншому об'єкту. У звітах це відобразиться коректно без додаткових коригувань.

Читайте також:

Як створити документ "Оплата від покупця"

Чи була наша стаття корисною?