Як створити документ "Повернення коштів від постачальника"

У бізнесі трапляються ситуації, коли потрібно повернути кошти, сплачені постачальнику (наприклад, за неліквідний товар, невиконану послугу або помилкову переплату). У цій статті ми розглянемо, як правильно оформити повернення грошей у системі BIMP, щоб закрити взаєморозрахунки.

Написано Support

Оновлено 3 тижні тому

Чому це важливо

Документ "Повернення коштів від постачальника" виконує дві функції: фіксує фактичне надходження грошей на ваш рахунок (Cash Flow) та зменшує дебіторську заборгованість постачальника перед вами. Без цього документа у звітах буде відображатися, що постачальник досі винен вам гроші, навіть якщо він їх вже перерахував.

Практичний кейс: Компанія "Офіс-Центр" закупила партію крісел. При отриманні виявилося, що 5 крісел браковані.

Менеджер оформив документ "Повернення товарів постачальнику" (товар пішов зі складу, виник борг постачальника перед нами).
Постачальник погодився повернути кошти та перерахував суму на банківський рахунок.
Щоб відобразити цей прихід грошей і "обнулити" борг, бухгалтер створює документ "Повернення коштів від постачальника".

Крок 1. Способи створення документа

Створити цей документ у системі можна кількома способами, залежно від того, де ви знаходитесь в інтерфейсі:

На підставі документа "Оплата постачальнику": У блоці "Фінанси", розділ "Розрахунки з контрагентами".
На підставі документа "Повернення товарів постачальнику": Це найзручніший спосіб, якщо ви вже оформили повернення товару. У блоці "Закупки", розділ "Повернення постачальникам" відкрийте потрібний документ і створіть на його підставі платіж. Тоді вся інформація підтягнеться автоматично.
Вручну: У блоці "Фінанси", розділ "Розрахунки з контрагентами", натисніть кнопку "Створити" і з випадаючого списку оберіть "Повернення коштів від постачальника".

Крок 2. Заповнення основних реквізитів (Ліва частина)

Після створення відкриється форма документа. Заповніть ліву панель налаштувань:

Постачальник: Оберіть зі списку контрагента, який повертає кошти.
Організація: Оберіть вашу юр. особу, на рахунок/касу якої надходять кошти. За замовчуванням підтягується з документа-підстави.
Вид взаєморозрахунків:
- Безготівковий: Якщо гроші прийшли на банківський рахунок.
- Готівка: Якщо гроші повернули в касу.
Оплата (Рахунок/Каса): Вкажіть конкретний розрахунковий рахунок або касу, куди зарахувати суму.

Поле "Дата створення" заповнюється автоматично, але ви можете змінити її вручну за допомогою віджету календаря, якщо фактичне повернення відбулося раніше.

Крок 3. Фінансова частина (Права частина)

У правій частині документа відображається деталізація платежу та прив'язка до боргів.

Якщо ви створювали документ на підставі (наприклад, на підставі повернення товару), ця частина заповниться автоматично.

Якщо заповнюєте вручну, перевірте наступні колонки:

Документ: Показує перелік рахунків/договорів, за якими відбувається повернення. Важливо обрати правильний документ, щоб закрити саме той борг.
Сума повернення: Введіть суму, яку вам фактично повернули (актуально при часткових оплатах).
Поточний борг: Довідкова колонка, яка показує, скільки всього постачальник вам винен.

Крок 4. Збереження

Після перевірки всіх даних (контрагент, рахунок, сума) натисніть кнопку "Зберегти" у верхньому правому куті.

Підсумок: Ви успішно провели повернення коштів. Тепер у звіті "Взаєморозрахунки з постачальниками" заборгованість постачальника зменшиться на суму платежу, а у звіті по грошах (Cash Flow) відобразиться надходження.

Читайте також:

Як оформити повернення товарів постачальнику
Як користуватися звітом про рух грошових коштів

Чи була наша стаття корисною?