Зарахування виданих авансів при нарахуванні зарплати співробітникам

Коли ви виплачуєте співробітнику аванс посеред місяця, він отримує гроші, але витрати компанії ще не зафіксовані (це лише рух коштів). В кінці місяця, створюючи документ "Нарахування зарплати", ви повинні нарахувати повну зарплату і зробити залік (зарахування) раніше виданих авансів.

Написано Support

Оновлено 5 днів тому

Чому це важливо

Коректні взаєморозрахунки: Якщо не зробити зарахування, система вважатиме, що ви винні співробітнику повну зарплату, а він все ще винен вам аванс. Ви ризикуєте заплатити людині двічі за одну й ту ж роботу.

Точність планування: У платіжному календарі (на виплату залишку) відобразиться лише реальна сума доплати ("хвостик"), а не вся сума зарплати, що вбереже вас від касових розривів.

Фінансова звітність: звіт "Витрати" та звіт "P&L" визнаються в повному обсязі саме в момент нарахування, незалежно від того, коли були виплачені аванси.

Практичний кейс : Зарплата менеджера за місяць — 20 000 грн. 15-го числа він вже отримав аванс 5 000 грн. Ваше завдання: Відобразити у витратах повні 20 000 грн, але "на руки" (у платіжний календар) поставити до виплати лише 15 000 грн (20 000 - 5 000).

Спосіб 1. Автоматичне зарахування (Кнопка "Зарахування авансів")

Це найзручніший спосіб, якщо аванси вже були виплачені раніше.

Створіть документ "Нарахування зарплати".
У верхній частині натисніть кнопку "Зарахування авансів".
Праворуч відкриється панель, де система покаже список усіх виплат з ознакою "Аванс" за обраний період.
Поставте галочки (чекбокси) напроти тих авансів, які ви хочете врахувати у поточному нарахуванні.
Натисніть кнопку "Перенести в документ".

Результат: Система автоматично створить рядки у таблиці по обраним співробітникам, прив'язавши їх до документів виплати. Борг співробітників за отримані аванси закриється.

⚠️ Увага: Якщо ви спочатку вручну додали рядок з нарахуванням зарплати, а потім натиснули кнопку "Зарахування авансів", система додасть нові рядки з авансами. Перевірте підсумкові суми, щоб не задвоїти нарахування

Спосіб 2. Ручне зарахування (Через підбір документа)

Використовуйте цей метод, якщо хочете контролювати кожну суму вручну.

Крок 1. Вибір документа виплати

Натисніть "Додати", оберіть співробітника.
✅ Поставте галочку в колонці "Зарахування авансу".
Оберіть Вид нарахування.
Клікніть у колонку "Документ виплати".
Щоб побачити список, натисніть "Розширений пошук" (іконка лупи).
Праворуч відкриється вікно "Документ" з переліком виплат. Знайдіть потрібну виплату (орієнтуйтесь на дату та суму) і клікніть на неї — вона підтягнеться в рядок.

Крок 2. Коригування сум (Нарахування залишку)

У рядку з авансом вкажіть суму, яку зараховуєте (зазвичай дорівнює сумі авансу).

Важливо: Якщо сума авансу менша за повну зарплату (наприклад, аванс 5000, а ЗП 20000), вам потрібно додати окремий рядок (без галочки "аванс"), де вказати суму залишку до нарахування (15 000 грн).

Фінальні налаштування (Календар)

Перейдіть у блок "Оплата" (зліва внизу). Вкажіть у полі Сума оплати тільки ту суму, яку ви реально плануєте доплатити (залишок). Саме ця цифра потрапить у Платіжний календар як майбутня витрата грошей.

Де подивитися результат (Звіти)

Після проведення документа обов'язково перевірте цифри у звітах.

1. Звіт "Зарплата нарахована та виплачена" Цей звіт показує взаєморозрахунки з людьми.

Нараховано: Сума нарахувань за період збільшиться на повну суму зарплати.
До виплати (Борг): Сума боргу компанії перед співробітником буде меншою рівно на суму зарахованого авансу. Тобто система покаже, що ви винні лише залишок.

2. Звіт "Витрати" та "P&L" (Доходи та витрати) Ці звіти показують фінансовий результат компанії.

Сюди потрапить повна сума нарахованої зарплати (разом з частиною авансу).
Саме цей документ перетворює "виплату грошей" (яка була раніше) у "витрати бізнесу", коректно зменшуючи ваш прибуток за поточний місяць.

Читайте також:

Як створити документ "Виплата авансу"

Чи була наша стаття корисною?