Виплата зарплати співробітнкам (Фінальний розрахунок)

Чому це важливо

Практичний кейс: Минулого разу ми нарахували менеджеру зарплату 20 000 грн і зарахували йому аванс 5 000 грн. Тепер система бачить, що ми винні йому ще 15 000 грн. Ми створюємо документ "Виплата", натискаємо кнопку "Заповнити", і система сама пропонує виплатити ці 15 000 грн. Після проведення документа борг стане 0.

Крок 1. Створення документа

1. Перейдіть у розділ Зарплата.

2. Відкрийте вкладку Виплата зарплати.

3. Натисніть кнопку "+ Створити".

Крок 2. Налаштування параметрів (Ліва панель)

Заповніть секцію Головне, щоб система зрозуміла, за який період і як ми платимо:

• Розрахунковий місяць: Оберіть місяць, за який закриваєте зарплату (наприклад, "Січень 2026").

• Стаття витрат: Оберіть статтю для звіту про рух грошей (наприклад, "Виплата зарплати").

• Це не впливає на P&L (прибуток), це лише категорія вибуття грошей.

• Організація: Юридична особа, з рахунків якої підуть гроші.

• Відповідальний: Співробітник, який оформлює цей документ.

• Валюта: Валюта виплати (наприклад, UAH).

• Курс обліку: Курс, за яким розраховується співвідношення валюти управлінського обліку до валюти документа (важливо для мультивалютних зарплат).

Крок 3. Автоматичне заповнення (Вкладка "Виплата")

Перейдіть до табличної частини праворуч. Найшвидший спосіб розрахуватися з усіма — використати автозаповнення.

1. Натисніть кнопку "Заповнити".

2. Система проаналізує всі нарахування та всі раніше видані аванси за обраний місяць і виведе список співробітників, яким компанія ще винна гроші.

Опис колонок таблиці (що означають ці цифри):

• Сума боргу: Це ключове поле. Воно показує залишок невиплаченої зарплати на обрану дату. Формула: Нараховано - Виплачені аванси = Сума боргу.

• Сума оплати: Сума, яку ми фактично платимо зараз. Система автоматично заповнює це поле, використовуючи дані з "Суми боргу". Тобто вона пропонує погасити весь залишок повністю. Можна вносити правки вручну.

• Вид нарахування: Тип зарплати, який обирається зі списку довідника (наприклад, "Основна зарплата"). Поле стає доступним після вибору співробітника.

• Курсова різниця: (Актуально, якщо валюта зарплати відрізняється від валюти обліку). Це різниця між курсом управлінського обліку на дату нарахування та курсом на дату поточної виплати. Відображається у всіх рядках, крім авансових платежів.

Крок 4. Вибір джерела коштів

Не забудьте вказати, звідки фізично списати гроші. У блоці Оплата (зліва внизу):

1. Оберіть Тип взаєморозрахунків (Готівка / Безготівковий).

2. Оберіть Касу або Розрахунковий рахунок.

Крок 5. Проведення

Натисніть "Зберегти та закрити". Після цього гроші спишуться з балансу, а борг перед співробітниками за вказаний місяць буде повністю закрито.

Крок 6. Перевірка результатів (Звіти)

Після проведення документа зміни відобразяться у двох ключових звітах:

1. Звіт "Рух грошових коштів" (Cash Flow): У цьому звіті ви побачите списання грошей (витрату) на суму, вказану в блоці "Оплата". Операція буде прив'язана до "Статті витрат", яку ви обрали на Кроці 2.

2. Звіт "Зарплата нарахована та виплачена": Тут ви побачите, що борг перед співробітником зменшився на суму виплати. Якщо ви виплатили весь залишок ("Сума оплати" дорівнювала "Сумі боргу"), то кінцеве сальдо по співробітнику стане нульовим.

Підсумок: Ви успішно завершили цикл розрахунків із персоналом. Використовуючи кнопку "Заповнити", ви уникнули помилок ручного підрахунку залишків і коректно завершили фінансовий місяць.

Читайте також:

1. Як нарахувати зарплату та зарахувати аванси