🔗 Як додавати та використовувати зовнішні посилання у документах (Google Drive, сайти тощо)

Автоматизуйте облік та роботу з документами, зберігаючи всі необхідні зовнішні ресурси безпосередньо у картці документа, оптимізувавши доступ до файлів на Google Drive, веб-сайтах та інших зовнішніх сервісах.

Написано Bimp

Оновлено 2 тижні тому

Додавання поля для зовнішніх посилань допомагає вирішити проблему розрізненого зберігання інформації. Це дозволяє оптимізувати та прискорити робочі процеси, пов'язані з:
Управлінням проєктами: Швидкий доступ до ТЗ, макетів чи додаткових угод, збережених на хмарних сервісах.
Виробничими процесами: Прикріплення посилань на технічну документацію або специфікації до Замовлення на виробництво.
Обліком товарів та послуг: Зберігання лінків на прайс-листи постачальників або детальні описи товарів у Замовленнях постачальнику та покупця.

📝 Кроки для додавання посилань у документ

Нове поле "Зовнішні посилання" доступне у наступних типах документів: Замовлення покупця, Замовлення постачальнику, Замовлення-наряд, Замовлення на виробництво.

Крок 1. Відкриття та перевірка видимості поля

Відкрийте необхідний документ (наприклад, Замовлення покупця).
Зверніть увагу на ліву бічну панель у розділі "Інше". Поле "Зовнішні посилання" розташоване одразу під полем "Коментар".

Якщо ви не бачите поля "Зовнішні посилання", перевірте налаштування. Натисніть на іконку "шестерні" у верхній частині документа, перейдіть до групи "Інше" та увімкніть перемикач "Зовнішні посилання".

Крок 2. Додавання нового посилання

У полі "Зовнішні посилання" натисніть на кнопку додавання поля (зазвичай це іконка $\boldsymbol{+}$ або "Додати посилання").
У новому полі вводу, що з'явилося, вставте повне посилання на зовнішній ресурс. Переконайтеся, що воно починається з http:// або https:// (наприклад, https://drive.google.com/folder/file).

Крок 3. Робота з доданими посиланнями

Кожне додане посилання відображається як окремий елемент зі зручними інструментами:

Відкрити посилання: Натисніть на іконку ланцюжка (або схожу) в полі вводу. Посилання автоматично відкриється у новій вкладці браузера.
Редагувати посилання: Просто змініть текст у полі вводу.
Видалити посилання: Натисніть на іконку кошика (або х) поруч із посиланням, щоб видалити цей рядок.

Крок 4. Збереження змін

Після додавання, редагування або видалення посилань, збережіть документ (натисніть "Зберегти" або "Застосувати" у верхньому правому куті екрана).

У режимі перегляду документа, всі збережені посилання автоматично стають клікабельними гіперлінками. Це забезпечує швидкий доступ без необхідності переходити в режим редагування.

💼 Приклад використання (Кейс компанії "X")

Компанія "X" виготовляє еко-товари. Менеджер, працюючи із Замовленням покупця на 1000 сумок, має прикріпити посилання на:

Технічне завдання: Вставляє посилання https://drive.google.com/spec-file для дизайнерів.
Договір: Вставляє посилання https://corpstorage.com/signed-contract для бухгалтерії.

Далі, при створенні Замовлення на виробництво цих сумок, він додає посилання на:

Специфікацію матеріалів: https://wiki.corp.com/materials-spec для цеху.

Таким чином, всі, хто працює із цими документами, мають доступ до зовнішньої інформації в один клік.

✅ Підсумок

Використання поля "Зовнішні посилання" дозволяє підтримувати порядок у робочій документації та прискорює обмін інформацією між відділами.

Чи була наша стаття корисною?